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Avis de non-responsabilité de SLF

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S’il advient qu’une partie de cet avis ne soit pas exécutoire, le reste continue à s’appliquer dans la mesure où il est exécutoire.

Les informations contenues sur le site peuvent être utilisées pour des activités non-commerciales et informatives seulement. Toute copie de ces informations doit être accompagnée de cet avis de droit d’auteur au complet.

En cas de doute, l’avis de non-responsabilité en anglais l’emporte.

 

PLAN PLURIANNUEL D’ACCESSIBILITÉ POUR LE SERVICE À LA CLIENTÈLE

Offrir des biens et services à des personnes handicapées

SLF s’engage à offrir des services d’excellence à tous ses clients, y compris les personnes handicapées.

SLF est déterminé à faire en sorte que ses biens et services soient offerts de façon à respecter la dignité et l’autonomie de tous. SLF soutient l’inclusion et l’égalité des chances. SLF s’engage à fournir ses biens et services aux personnes handicapées sans délai, à prévenir et à retirer les obstacles à l’accessibilité et à répondre aux exigences en matière d’accessibilité conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

RENSEIGNEMENTS SUR LES MESURES D’URGENCE

SLF s’engage à rendre accessibles sur demande les renseignements sur les mesures d’urgence. SLF mettra en place un plan d’urgence personnalisé à l’intention des employés handicapés, au besoin.

Appareils et accessoires fonctionnels

Tout le personnel reçoit une formation en ce qui a trait aux appareils et accessoires fonctionnels dont est équipé le bureau et qui pourraient être utilisés par les personnes handicapées.

Communications

SLF s’engage à tenir compte des besoins des personnes handicapées dans ses communications avec ses clients.

Animaux d’assistance

Les personnes handicapées et leur animal d’assistance sont bienvenus à SLF. Les animaux d’assistance peuvent circuler dans les locaux ouverts au public dans nos bureaux.

Personnes de soutien

Les personnes handicapées peuvent être accompagnées d’une personne de soutien dans nos bureaux.

Avis de perturbation temporaire

SLF informera ses clients dans les plus brefs délais dans le cas d’une interruption de services prévue ou imprévue qui pourrait affecter les personnes handicapées, par exemple une panne d’ascenseurs. Cet avis sera clairement affiché et comprendra les renseignements sur le motif de l’interruption, sa durée anticipée, et une description des services ou des bureaux de remplacement, si possible.

L’avis sera affiché sur la porte de SLF. Dans les cas où il y a un rendez-vous, on communiquera avec le client par téléphone ou par courriel pour convenir d’un autre rendez-vous.

FORMATION

SLF offrira une formation sur les lois sur l’accessibilité de l’Ontario et sur le Code des droits de la personne aux employés, aux bénévoles et autres qui ont un contact avec le public ou d’autres tiers en son nom. La formation sera offerte en tenant compte des responsabilités des employés, des bénévoles et d’autres membres du personnel.

Les personnes occupant les postes suivants recevront la formation :

Commis de bureau, réceptionniste, gestionnaire et associé

Cette formation sera offerte au nouveau personnel au plus tard deux semaines après l’embauche.

Cette formation présentera :

  • une vue d’ensemble de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, et des normes de service à la clientèle;
  • le plan de SLF en ce qui a trait aux normes de service à la clientèle;
  • les stratégies d’interaction et de communication à adopter selon les types de handicap;
  • les stratégies d’interaction avec les personnes handicapées ayant recours à un appareil fonctionnel ou accompagnées d’un animal d’assistance ou d’une personne de soutien;
  • l’utilisation d’un ordinateur pour aider les personnes ayant une déficience visuelle, l’ouverture de portes doubles et le recours aux bureaux accessibles en fauteuil roulant;
  • les démarches à suivre dans les cas où une personne handicapée éprouve des difficultés à accéder aux biens et services offerts par SLF.

Le personnel recevra la formation si des changements sont apportés au plan de service à la clientèle. SLF  répétera la formation chaque année.

SLF entreprendra les démarches suivantes pour veiller à ce que ses employés reçoivent la formation nécessaire pour répondre aux exigences des lois ontariennes en matière d’accessibilité d’ici le 1 janvier 2015.

RENSEIGNEMENTS ET COMMUNICATIONS

SLF s’engage à faire les démarches pour que ses nouveaux sites Web et le contenu de ceux-ci soient conformes aux Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG 2.0), niveau A, d’ici le 1 janvier 2014.

SLF s’engage également à faire les démarches nécessaires pour se conformer aux Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG 2.0), niveau AA, d’ici le 1 janvier 2021.

PROCÉDURES DE RÉTROACTION

SLF s’engage à rendre le processus de rétroaction accessible pour les personnes handicapées d’ici le  1 janvier 2015.

Les clients qui souhaitent formuler des commentaires sur le service de SLF auprès des personnes handicapées peuvent communiquer avec la gestionnaire de bureau, par la méthode de leur choix :

2300, rue Yonge, suite 1500, boîte 2434, Toronto, Ontario M4P 1E4
(par courrier ou en personne)
416-785-5353 poste 2201 (téléphone)
416-785-5663 (télécopieur)
aoda.feedback@slf.ca (courriel)

Tous les commentaires, y compris les plaintes, seront envoyés au gestionnaire de bureau.

Une réponse sera envoyée dans un délai de deux semaines.

EMPLOI

  • SLF favorise l’équité et l’accessibilité en matière d’emploi.
  • SLF veille à ce que le public et le personnel soient informés du fait que SLF offre sur demande aux personnes handicapées les accommodements nécessaires dans le cadre des processus de recrutement, d’évaluation et d’embauche.
  • SLF entreprend les démarches nécessaires pour mettre en œuvre un processus d’élaboration de plans personnalisés et de politiques de retour au travail pour les employés s’étant absentés en raison d’un handicap.
  • SLF fait le nécessaire pour tenir compte des besoins des employés ayant un handicap.
  • SLF veille à prévenir et à retirer les autres obstacles à l’accessibilité.
  • SLF s’assurera de rendre toutes les informations offertes au public accessibles sur demande d’ici le 1 janvier 2016.
  • Modifications sur cette politique ou autres
  • Toute politique de SLF qui ne respecte pas ou ne fait pas la promotion de la dignité et de l’autonomie des personnes handicapées sera modifiée ou retirée.
  • Ce document est offert en d’autres formats sur demande, notamment sur papier, en format électronique et en gros caractères.

 

Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle

OBJET ET POLITIQUE

La Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (la Loi) a pour objectif d’améliorer l’accessibilité dans la province de l’Ontario en identifiant et, dans la mesure du possible, en prévenant et en éliminant les obstacles qu’éprouvent les personnes handicapées.

Les normes d’accessibilité pour les services à la clientèle (les Normes) ont été mises en œuvre conformément à la Loi pour veiller à ce que les biens et les services soient, dans la mesure du possible, également accessibles à tous les membres du public.

SLF (SLF ou le Cabinet) est déterminé à rendre ses biens et services accessibles aux personnes handicapées. L’objectif de cette politique (la Politique) est de veiller au respect des exigences établies par les Normes et de promouvoir ses principes fondateurs.

CHAMP D’APPLICATION

Cette Politique s’applique à toutes les personnes qui ont un contact avec les membres du public ou d’autres tiers au nom de SLF, qu’ils s’agissent des employés, des bénévoles, des agents ou des contractants.

Cette Politique s’applique aussi à toutes les personnes responsables de l’élaboration, de la mise en œuvre et de la supervision des politiques, des pratiques et des procédures de SLF.

DÉFINITIONS

  • Le Rapport sur l’accessibilité - Le rapport exigé en vertu de l’article 14 de la Loi.
  • Un appareil ou accessoire fonctionnel - Tout appareil ou accessoire dont la fonction est d’aider une personne dans une tâche ou des tâches particulières, ou de soutenir une personne dans ses activités quotidiennes.
  • Un handicap - Définition exacte aux termes de la Loi et du Code des droits de la personne, L.R.O. 1990, C.H.19.
  • Un animal d’assistance - Un animal offrant assistance à une personne handicapée, dans l’un ou l’autre des cas suivants :
  • la personne utilise l’animal de toute évidence pour des raisons liées à son handicap;
  • la personne fournit une lettre d’un médecin ou d’une infirmière ou d’un infirmier confirmant qu’elle a besoin de l’animal pour des raisons liées à son handicap.
  • Une personne de soutien - Personne qui accompagne une personne handicapée pour l’aider sur les plans de la communication, de la mobilité, des soins personnels, des besoins médicaux ou pour faciliter son accès à des biens ou services.
  • « Nous », « notre », « nos » et « le personnel » font référence à SLF et ses employés, bénévoles, agents et contractants.

 

PRINCIPES FONDATEURS DE LA POLITIQUE

Nous nous engageons à veiller à ce que la Politique, et les pratiques, politiques et procédures qui s’y rattachent, respectent les quatre (4) principes fondateurs suivants :

  • Dignité - Les personnes handicapées sont des clients respectées comme tout autre client.
  • Égalité des chances - Les personnes handicapées doivent avoir la possibilité d’obtenir, d’utiliser et de profiter de nos biens et services au même titre que les autres clients.
  • Inclusion - Les personnes handicapées ont accès à nos biens et services au même endroit et dans des conditions semblables que pour les autres clients, dans la mesure du possible. Dans les cas où l’inclusion ne répond pas aux besoins de la personne handicapée, les biens et services seront offerts d’une manière qui tient compte des besoins particuliers de la personne, dans la mesure du possible.
  • Autonomie - Les biens et les services devraient être offerts de manière à respecter l’autonomie des personnes handicapées, dans la mesure du possible. À cette fin, nous sommes prêts à soutenir les personnes handicapées, avec leur autorisation.

MISE EN ŒUVRE

SLF a mis en place un comité responsable de l’accessibilité pour :

  • élaborer et mettre en œuvre les politiques, les pratiques et les procédures pour veiller à l’accessibilité de ses biens et services;
  • élaborer et mettre en œuvre un programme de formation sur l’accessibilité, tel que l’exigent les Normes;
  • élaborer une procédure de rétroaction, telle que l’exigent les Normes;
  • déposer les Rapports sur l’accessibilité conformément à l’article 14 de la Loi.

OFFRIR DES BIENS ET SERVICES AUX PERSONNES HANDICAPÉES

Politiques, pratiques et procédures

Politiques, pratiques et procédures

SLF fera tout en son pouvoir pour veiller à ce que les politiques, pratiques et procédures qui affectent la livraison des biens et services au public ou aux autres tiers (« politiques de service à la clientèle ») soient conformes aux principes de dignité, d’égalité des chances, d’inclusion et d’autonomie définis ci-dessus.

Si SLF modifie ses pratiques, une description sera affichée sur le site Web.

  • Communications
  • Communication accessible
  • SLF s’engage à communiquer avec les personnes handicapées en tenant compte de leur handicap. 
  • Communiquer avec les personnes handicapées

Nos comptables et le personnel communiquent avec les clients et leurs représentants ou autres de différentes manières, y compris en personne, par lettre, par téléphone ou par voie électronique (c’est-à-dire par courriel). Pour définir la méthode de communication appropriée, nous tiendrons compte des besoins d’accessibilité liés au handicap.

Les clients, leurs représentants, et autres, sont encouragés à communiquer avec SLF au sujet de leurs besoins en matière d’accessibilité.

Toutes les personnes à qui s’adresse cette Politique recevront la formation sur la communication avec les personnes handicapées.

Appareils et accessoires fonctionnels

Les clients, leurs représentants et autres personnes peuvent, dans la mesure du possible, utiliser leur appareil ou accessoire fonctionnel dans nos bureaux pour obtenir, utiliser ou tirer profit de nos biens et services.

S’il y a un obstacle qui empêche l’utilisation d’un appareil ou accessoire fonctionnel dans nos bureaux, nous nous engageons à éliminer l’obstacle. Si l’obstacle ne peut être éliminé, nous demanderons à la personne comment nous pouvons accommoder ses besoins et quelles méthodes de service seraient plus appropriées. Nous ferons tous les efforts possibles pour offrir notre soutien et assistance à la personne handicapée.

Dans la mesure du possible, le Cabinet veillera à ce que le personnel soit formé et familier avec les divers appareils et accessoires fonctionnels pouvant être utilisés par les personnes ayant recours à nos services et avec les appareils et accessoires fonctionnels fournis par le Cabinet.

Accessibilité dans nos bureaux

À SLF, la Politique s’applique aux installations et aux services suivants pour les personnes handicapées qui souhaitent obtenir, utiliser ou tirer profit de nos biens et services :

  • États financiers et documents imprimés en larges caractères
  • Brochures ou documentation en larges caractères (sur demande)
  • Éclairage amélioré dans certaines pièces pour les personnes ayant un handicap visuel
  • Salles de conférence accessibles en fauteuil roulant

Toutes les personnes à qui s’adresse cette Politique recevront la formation sur l’utilisation des installations et des services offerts dans les bureaux de SLF pour aider les personnes handicapées à obtenir, utiliser et tirer profit des biens et services de SLF.

Animaux d’assistance

Les personnes handicapées peuvent entrer dans les bureaux gérés par RioCan Management accompagnées d’un animal d’assistance, et garder l’animal avec elles, à condition que les bureaux en question soient ouverts au public et que l’animal d’assistance ne soit pas par ailleurs exclu par la loi.

Si l’animal d’assistance doit être exclu en vertu de la loi, nous établissons clairement auprès du client les motifs de cette exclusion et offrons d’autres possibilités pour répondre aux besoins du client.

Toutes les personnes à qui s’adresse cette Politique recevront la formation sur les contacts avec les personnes handicapées accompagnées d’un animal d’assistance.

Personnes de soutien

Les personnes handicapées peuvent entrer dans les bureaux gérés par RioCan Management Inc. avec une personne de soutien et avoir accès à cette personne pendant qu’elles sont sur les lieux.

SLF peut exiger qu’une personne handicapée soit accompagnée par une personne de soutien dans les cas où il est nécessaire d’assurer la santé et la sécurité de la personne handicapée ou la santé et la sécurité des personnes sur les lieux.

Toutes les personnes à qui s’adresse cette Politique recevront la formation sur les contacts avec les personnes handicapées accompagnées d’une personne de soutien.

Avis de perturbation temporaire

SLF avisera les clients dans les cas de perturbation temporaire prévue ou imprévue qui affectent les bureaux ou les services et qui pourraient affecter plus particulièrement les personnes handicapées qui veulent avoir accès aux biens et services. 

L’avis sera affichée et partagée avec les personnes handicapées de manière appropriée selon les circonstances.

L’avis comprendra les informations suivantes :

  • les bureaux ou le service interrompus;
  • la durée prévue de l’interruption;
  • les motifs de la perturbation;
  • les installations ou les services de remplacement offerts, si c’est le cas.

FORMATION ET DOSSIERS SUR LA FORMATION

SLF offrira la formation et le suivi, tel que l’exigent les Normes, à toutes les personnes concernées par cette Politique. La formation sera offerte au personnel qui entrent en contact avec les clients, leurs représentants et autres, et aux personnes responsables de l’élaboration des politiques du service à la clientèle, des pratiques et des procédures, tel que l’exigent les lois.

Contenu de la formation

Cette formation comprendra les éléments suivants :

  • Une vue d’ensemble des lois affectant la livraison de services aux personnes handicapées;
  • Une  vue d’ensemble de la Politique et d’autres pratiques, politiques et procédures élaborées par SLF en ce qui a trait à la livraison de services aux personnes handicapées;
  • Des informations sur l’interaction et la communication avec les personnes ayant différents handicaps, y compris l’interaction avec les personnes ayant recours à des appareils ou accessoires fonctionnels et avec les personnes accompagnées par une personnes de soutien ou un animal d’assistance;
  • Les instructions sur l’utilisation de l’équipement ou des appareils et accessoires fonctionnels que le Cabinet met à la disposition des personnes handicapées qui veulent obtenir, utiliser ou tirer profit des biens et services de SLF;
  • Les instructions sur les procédures à suivre si une personne handicapée éprouve des difficultés à accéder aux services de SLF.

Contenu de la formation

La formation sera offerte à toutes les personnes affectées par cette Politique dès que possible après que les fonctions concernées leur sont assignées.

Dossiers sur la formation

Les dossiers sur la formation offerte, qui comprend le protocole de la formation, les dates auxquelles la formation est fournie et le nombre de personnes présentes, seront tenus à jour conformément aux exigences des Normes.

PROCÉDURE DE RÉTROACTION

Recevoir la rétroaction

Le Cabinet s’engage à améliorer le service à la clientèle en écoutant ses clients et en répondant à leur rétroaction. SLF apprécie la rétroaction quant à sa politique et à sa mise en œuvre. SLF encourage ses clients, leurs représentants et autres à faire une rétroaction sur sa manière d’offrir ses services aux personnes handicapées.

La rétroaction peut être envoyée à Sandra Hitchman, gestionnaire de bureau :

2300, rue Yonge, suite 1500, Toronto, Ontario M4P 1E4
(par courrier ou en personne)
416-785-5353 poste 2201 (par téléphone)
416-785-5663 (par télécopieur)
aoda.feedback@slf.ca (par courriel)

Répondre à la rétroaction

Les personnes qui soumettent un commentaire recevront une réponse du Cabinet, ou une réponse préliminaire, dans les deux (2) semaines après l’envoi initial, si le commentaire requiert une réponse.

Dans sa réponse, SLF prendra toutes les mesures nécessaires pour corriger la situation, s’il y lieu, conformément à sa Politique et à son engagement en matière de services accessibles. Selon les circonstances, ces mesures pourraient entraîner la nécessité d’obtenir des informations supplémentaires auprès de la personne ayant envoyé la rétroaction, d’enquêter sur la plainte précise ou d’offrir la documentation et les communications en formats accessibles. Le Cabinet informera les personnes concernées des résultats du processus d’examen, selon les circonstances.

Dans certains cas, il se pourrait qu’il soit nécessaire d’entreprendre des mesures supplémentaires pour traiter la plainte de manière adéquate. Ces mesures pourraient comprendre, mais ne seraient pas limitées à, une enquête interne ou un examen des politiques, pratiques et procédures de SLF. Si tel est le cas, le client recevra un accusé de réception moins de deux (2) semaines après avoir déposé sa rétroaction et nous répondrons à la plainte dès que possible.

DOCUMENTATION À RENDRE ACCESSIBLE

Cette Politique, et les pratiques et protocoles connexes, seront mis à la disposition des membres du public sur demande.

L’information à cet effet sera affichée sur le site Web de SLF et à un endroit bien en vue sur les lieux où cette Politique s’applique, sans exception.

FORMAT DES DOCUMENTS

SLF fournira les documents, ou les informations contenues dans ces documents, dans un format tenant compte des besoins de la personne handicapée, tel que l’exigent les Normes.

QUESTIONS AU SUJET DE CETTE POLITIQUE

Pour obtenir plus de renseignements sur cette Politique ou pour les questions quant aux politiques, pratiques et procédures de SLF en matière d’accessibilité, veuillez communiquer avec :

 Gestionnaire de bureau
2300, rue Yonge, suite 1500, Toronto, Ontario, M4P 1E4
(par courrier ou en personne)
416-785-5353 poste 2201 (par téléphone)
416-785-5663 (par télécopieur)
aoda.feedback@slf.ca (par courriel)

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Politique de confidentialité en ligne de SLF

Vous trouverez ici des informations sur la gestion des renseignements particuliers que nous recueillons lors de vos visites sur le site. Les renseignements que nous obtenons varient en fonction de votre visite. Veuillez noter que nous ne recueillons aucun renseignement pouvant vous identifier personnellement, sauf si vous fournissez directement ces informations sur le site.

Si vous consultez le site pour lire ou télécharger des informations ayant trait aux offres d’emploi, aux communiqués de presse ou aux banques de données en ligne, nous recueillons et sauvegardons les renseignements suivants :

  • le nom du domaine par lequel vous accédez Internet (par exemple, aol.com, si vous vous connectez par un compte d’America Online) et l’adresse de protocole Internet (adresse IP) ou le nom d’hôte qui peut être lié à un ordinateur précis;
  • la date et l’heure de votre visite;
  • les pages que vous avez consultées;
  • l’adresse Internet du site Web par lequel vous avez trouvé notre site.

Ces données sur l’accès Web seront conservées indéfiniment et utilisées au besoin pour prévenir les brèches de sécurité et pour veiller à l’intégrité des données sur nos serveurs. Normalement, nous n’avons pas recours aux témoins des navigateurs pour recueillir des renseignements, sauf sur des pages particulières qui sont identifiées à cet effet. À l’exception des données sur l’accès et par courriel que nous recevons de la part des visiteurs, nous ne recueillons aucun renseignement auprès des enfants.

Si vous nous envoyez un courriel

Il se peut que vous nous envoyiez des renseignements pouvant nous permettre de vous identifier personnellement (par exemple, votre adresse de courriel) dans un message électronique ou un formulaire Web par lequel vous faites une demande d’informations. Les renseignements ainsi recueillis sont utilisés uniquement pour répondre à votre demande, à moins d’avis contraire sur la page Web où vous avez fait votre demande. Nous ne partageons pas ces renseignements, que ce soit avec des entités gouvernementales, commerciales ou non-commerciales, ou avec le public, à moins d’avis contraire sur une page Web en particulier. Tous renseignements que vous nous fournissez dans un courriel peuvent faire l’objet d’une demande dans le cadre de la Loi sur l’accès à l’information. Nous conservons également les données sur les courriels, telles que la date et l’heure où le courriel est reçu par le serveur, l’adresse de la source et de la destination de chacun des messages, l’heure à laquelle chacun des messages est transmis, le statut de livraison de chacun des messages, et le numéro d’identification unique du courriel. Les données sur les courriels sont sauvegardées jusqu’à 90 jours.

Dans le cadre de la gestion du site, les données sur l’accès Web et les courriels sont recueillies à des fins statistiques. Le système informatique a recours à des logiciels qui préparent des résumés statistiques, qui sont utilisés pour évaluer le nombre de visiteurs selon les sections du site, pour définir les informations qui attirent le plus de visiteurs et celles qui en attirent moins, pour élaborer les spécifications techniques de la conception et pour étudier les problèmes de rendement du système.

Avis de sécurité

À des fins de sécurité et pour veiller à ce que ce service soit accessible à tous les utilisateurs, ce système utilise des logiciels qui surveille le trafic sur le réseau afin d’identifier les tentatives non autorisées de téléverser ou de changer les informations du site, et de prévenir les attaques entraînant un refus de service ou les attaques malveillantes. La modification non autorisée des informations stockées sur ce système peut entraîner des poursuites criminelles.

Notre site Web contient des liens vers les sites d’autres organisations. Veuillez noter que lorsque vous cliquez sur ces liens, vous êtes alors assujettis aux politiques de confidentialité de ceux-ci respectivement. De plus, SLF ne peut être tenu responsable des pratiques de confidentialité adoptées par les sites dont les liens se trouvent sur sa page.          

En cas de doute, la politique de confidentialité en ligne en anglais l’emporte.

 

Politique de confidentialité de SLF

 

SLF recueille, utilise et partage les renseignements personnels en sa possession, ou sous son contrôle, de ses clients, associés ou employés, dans la mesure nécessaire pour accomplir ses missions professionnelles et pour exercer ses activités. SLF s’engage à maintenir et à protéger la confidentialité des renseignements personnels en sa possession ou en son contrôle. La présente politique de confidentialité définit les principes et les procédures de SLF en matière de confidentialité, conformément aux exigences des dispositions législatives fédérales et provinciales.

Principe 1 : SLF est responsable des renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle.

SLF est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle, y compris les renseignements personnels fournis directement par les clients particuliers, ou indirectement par des organisations (sociétés, entités gouvernementales, organisations à but non lucratif).
SLF :

a établi et mis en œuvre des politiques et des procédures ayant pour but de protéger les renseignements personnels;
a formé ses associés et ses employés quant à sa politique de confidentialité et à leurs rôle et responsabilités en lien avec la sauvegarde des renseignements personnels;
a nommé des représentants de la confidentialité pour gérer tout ce qui touche à la confidentialité dans chacun de ses bureaux.

Si vous avez des questions sur les politiques et les pratiques de SLF en matière de confidentialité, veuillez communiquer avec les bureaux :

À Toronto  À Montréal
Représentant en matière de
confidentialité à Toronto
Représentant en matière de
confidentialité à Montréal
Centre RioCan Yonge Eglinton
2300, rue Yonge, suite 1500
1980, rue Sherbrooke Ouest,
suite 1000
Toronto (Ontario) M4P 1E4 Montréal (Québec) H3H 1E8
Courriel : privacy.toronto@slf.ca Courriel : privacy.montreal@slf.ca
Téléphone : 416-785-5353 Téléphone : 514-937-6392

Principe 2 : SLF définit les raisons pour lesquelles les renseignements sont recueillis avant de les obtenir auprès des clients.

SLF recueille les renseignements personnels, les utilise et les divulgue seulement dans l’exercice de ses fonctions et pour fournir les services demandés.

Les types de renseignements qui peuvent être recueillis, et les raisons pour lesquelles ceux-ci sont nécessaires, sont définis aux principes 3 et 4 de la présente politique de confidentialité.

Principe 3 : SLF obtient le consentement avant de recueillir les renseignements personnels.

Les renseignements personnels des clients : Les conditions des services professionnels sont documentées dans une lettre de mission. Celle-ci définit la responsabilité du client quant à l’obtention du consentement, tel que l’exige la loi sur la confidentialité, pour recueillir, utiliser et partager avec SLF les renseignements personnels. En signant cette lettre, le client accepte de manière formelle cette responsabilité.
Les renseignements des associés et des employés : Sur les formulaires et les applications utilisés en matière de ressources humaines auprès des associés et des employés sont expliquées les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont demandés. En signant ces formulaires et applications, le signataire accepte que les renseignements soient recueillis et utilisés aux fins indiquées.
Le choix de ne pas donner son consentement :  À sa discrétion, une personne peut décider de ne pas consentir à l’utilisation de ses renseignements personnels. Si tel est le cas et que les renseignements recueillis ne sont pas suffisants, il se peut que SLF ne soit pas en mesure de fournir les services demandés. Dans les cas où un associé, employé ou candidat refuse son consentement, SLF pourrait être dans l’impossibilité d’offrir un emploi ou des avantages sociaux.

Principe 4 : SLF recueille seulement les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses fonctions professionnelles, et ces renseignements sont recueillis de manière légitime et licite.

SLF se limite, là où c’est possible, à recueillir auprès des clients et des employés les renseignements personnels qui sont nécessaires pour fournir ses services et poursuivre ses activités professionnelles.

Principe 5 : SLF utilise et partage les renseignements personnels seulement aux fins pour lesquelles il a obtenu le consentement, ou tel qu’exigé par la loi. SLF conserve ses renseignements à ces fins aussi longtemps que nécessaire, sans plus.

Tel que l’exige les normes professionnelles, les règles de déontologie et la réglementation, SLF garde trace de tout le travail effectués dans les dossiers de travail. Ces dossiers peuvent comprendre des renseignements personnels obtenus auprès du client.
Les dossiers de travail et les autres fichiers qui contiennent, par exemple, des exemplaires des déclarations d’impôt personnel, sont conservés aussi longtemps que l’exigent la loi et la réglementation. 
Les renseignements personnels recueillis auprès d’un client dans le cadre d’une mission professionnelle peuvent être partagés :

  • avec le personnel de SLF qui participe à cette mission;
  • avec les associés et les employés de SLF dans la mesure nécessaire pour veiller à la conformité aux normes professionnelles, aux règles de déontologie et aux politiques de SLF, y compris pour faire le contrôle de la qualité du travail réalisé;
  • avec les membres du comité de vérification d’une organisation et du conseils de direction, ou avec d’autres personnes d’une organisation qui n’auraient autrement pas accès aux renseignements, dans le cadre de discussions sur les résultats de la mission; 
  • avec les inspecteurs de l’exercice professionnel (notamment les représentants du Conseil canadien sur la reddition de comptes ou d’un des instituts provinciaux des comptables agréés) qui ont droit d’accès aux fichiers de SLF à des fins d’inspection, conformément à la loi, aux règles professionnelles ou par contrat.

SLF détruit, efface, ou rend anonyme, de manière régulière et systématique, les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires aux fins prédéfinies et qui ne sont plus exigés par la loi et les règlements.
Si SLF prévoit utiliser les renseignements personnels à d’autres fins que celles définies au préalable, SLF fera une demande de consentement, sauf si les renseignements sont nécessaires dans le cadre d’une urgence pouvant avoir des répercussions sur la vie, la santé ou la sécurité d’un individu. SLF peut aussi partager les renseignements personnels sans consentement :

  • pour se conformer à une assignation à comparaître, à un mandat ou à une ordonnance émis par la Cour ou un autre organe détenant la compétence appropriée, ou pour se conformer aux règles de déontologie des organismes de réglementation;
  • pour répondre à la demande d’une entité gouvernementale qui a dûment démontré son autorité légale, et qui indique que les renseignements sont nécessaires dans le cadre d’une enquête, ou pour recueillir des informations ayant trait à une loi ou à la sécurité nationale.
  • SLF conserve les renseignements personnels des associés et des employés actuels et passés conformément aux normes et aux lois sur l’emploi. Les renseignements personnels obtenus auprès des candidats à l’emploi peuvent être conservés indéfiniment.

Principe 6 : SLF s’efforce de conserver des renseignements exacts, complets et mis à jour en sa possession et son contrôle, dans la mesure nécessaire aux fins prédéfinies.

SLF encourage les clients individuels à communiquer avec l’associé responsable de leur dossier pour mettre leurs renseignements à jour.
Les employés et les candidats devraient communiquer avec le service des ressources humaines s’ils doivent mettre leurs renseignements personnels à jour.

Principe 7 : SLF protège la confidentialité des renseignements personnels en sa possession et son contrôle grâce à des mesures de sécurité appropriées.

La sécurité physique (comme les zones d’accès restreint, les portes et les classeurs verrouillés) est maintenue pour protéger les renseignements personnels conservés dans les documents en papier. Les associés et les employés ont accès seulement aux renseignements personnels associés aux dossiers qui leur sont assignés et pour réaliser leurs tâches en matière de contrôle de la qualité.
L’authentification est utilisée pour prévenir l’accès non autorisé aux renseignements personnels qui sont sauvegardés sur les serveurs. Le cryptage est utilisé pour prévenir l’accès non autorisé aux renseignements envoyés ou reçus par Internet.
Pour les fichiers et les autres documents contenant des renseignements personnels qui sont confiés à d’autres fournisseurs de services (par exemple, un service d’entreposage de fichiers en papier ou électroniques), SLF veille à ce que le niveau de protection des renseignements personnels par le tiers soit au moins équivalent à celui qu’assure SLF.

Principe 8 : SLF est transparent en ce qui a trait aux procédures utilisées pour gérer les renseignements personnels.

Les informations mises à jour sur la politique de confidentialité de SLF sont accessibles auprès des représentants de la confidentialité du cabinet (voir leurs coordonnées au principe 1) et sur le site Web de SLF, www.slf.ca

Principe 9 : SLF répond sans délai aux demandes en matière de renseignements personnels qui sont en sa possession ou son contrôle.

Les clients individuels de SLF ont le droit de communiquer avec l’associé chargé de la mission pour obtenir accès à leurs renseignements personnels. De même, les représentants et les employés autorisés des organisations clientes du cabinet ont le droit de communiquer avec l’associé chargé de leur dossier pour obtenir accès à aux renseignements personnels de ce client. Dans certains cas, le cabinet peut ne pas être en mesure de donner accès à tous les renseignements personnels. Le cabinet fournit alors les raisons pour lesquelles l’accès ne peut être accordé et les procédures de recours possibles, sauf si la loi l’interdit.
Les associés et les employés ont le droit de consulter et d’obtenir des copies des renseignements personnels de leur dossier auprès du service des ressources humaines.
Dans la plupart des cas, une réponse à la demande est faite en moins de 30 jours.

Principe 10 : Il est possible de porter plainte en lien avec l’application de la politique de confidentialité de SLF.

Le cabinet a des politiques et des procédures établies pour recevoir, enquêter et répondre aux plaintes et aux questions liées à la confidentialité.
Pour déposer une plainte quant à l’application de la politique de confidentialité de SLF, il suffit d’envoyer un courriel ou une lettre à l’un des représentants en matière de confidentialité de SLF (voir leurs coordonnées au principe 1). Celui-ci veillera à ce qu’une enquête complète soit réalisée et communiquera les résultats de l’enquête dans les 30 jours, dans la plupart des cas.

LIENS VERS D'AUTRES SITES WEB

Les sites Web dont les liens se trouvent sur le site de SLF ne se conforment pas nécessairement à la même politique de confidentialité. L’utilisateur devrait consulter la politique de confidentialité des autres sites avant de leur envoyer des renseignements personnels.

En cas de doute, la politique de confidentialité en anglais l’emporte.

 

 
AVIS ET POLITIQUES

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